В процессе деятельности любой компании возникают ситуации, когда определенному работнику необходимо отправиться в командировку или выполнить какое-либо гражданско-правовое поступок за счет денежных средств организации. В таком случае, данное физиологическое лицо, обязано предоставить в бухгалтерию организации авансовый отчет, удостоверяющий о целевом использовании выданных денежных оружий.
Решение о том, кто имеет право получать деньги под отчет принимается главой компании. Сам же работник первоначально подает заявление на имя руководителя, в котором указываются мишень и величина требуемой суммы.
Нормы расхода топлива, хозяйственные затраты – все это учитывается при определении конечной суммы, которая будет выдана работнику. Но так как авансовый отчет составляется вдали не в произвольной форме многие задаются вопросом, как правильно его оформлять.
Основные моменты
Для основы, следует учесть основные правила подачи отчета:
- Авансовый отчет подается работником в течение трех дней после завершения срока выдачи подотчетной суммы, в случае если средства выступали на приобретение чего-либо за счет компании или после возвращения из командировки.
- Документ должен быть оформлен по конфигурации АО-1, утвержденной Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55, без ошибок и исправлений и подаваться в бухгалтерию в один-единственном экземпляре.
К авансовому отчету обязательно прилагаются бумаги, наглядно подтверждающие целевое расходование денежных оружий – чеки, талоны, квитанции и другое.
Особенности оформления
Бланк АО-1 является двухсторонним и должен заполняться как подотчетным ликом, так и бухгалтером в следующем порядке:
- На лицевой стороне подотчетным лицом заполняется графа с директивой ФИО, названием организации, отделом, табельным номером, должностью, и назначением аванса. На той же сторонке заполняется таблица, в которой указываются данные о предыдущем авансе и растратах натурального.
- На обороте тем же физ. лицом описывается название перечня документов, которые прикрепляются к отчету, а также размер растрат по ним валюте.
Бухгалтером организации заполняется таблица под названием «Бухгалтерская запись». В нее вносятся номера счетов и суммы по каким они дебетуются.
После проверки соответствия описанных подотчетным лицом документов реально существующим, бухгалтер устанавливает отметку о проверке и возвращает документ подотчетному лицу.
Проверенный отчет подписывается бухгалтерами, после чего принимается к учету для списания выданных денежных оружий.
